Вопреки распространенному мнению, профессия делопроизводителя и секретаря – не одно и то же. Специалист делопроизводства имеет гораздо больше полномочий и обязанностей, чем рядовой секретарь. В данной статье пойдет речь о том, как проходит обучение на делопроизводителя и насколько востребована данная профессия.

Делопроизводитель – сотрудник организации, ответственный за ведение документооборота, включая регистрацию учета корреспонденции и внутренней документации. Сложно ли учиться? Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо получить соответствующее образование. К примеру, можно пройти и профильные курсы, однако если целью обучения является получение статуса высококвалифицированного и высокооплачиваемого специалиста, то необходимо окончить высшее учебное заведение по специальности «Документоведение и архивоведение». Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель».

Основным преимуществом данной профессии является возможность получения работы в крупной организации или государственном учреждении, что при наличии должного опыта и образования открывает перспективу карьерного роста и, соответственно, повышения зарплаты. К недостаткам работы делопроизводителем следует отнести сидячий образ работы и риски получения профессионального заболевания, с ним связанного. Кроме того, на начальном этапе карьеры труд делопроизводителя оплачивается на среднем, а порой и низком уровне, что также является минусом данной профессии.

Должностные задачи и обязанности делопроизводителя зависят, прежде всего, от сферы деятельности и величины организации. Базовыми обязанностями специалиста делопроизводства являются:

• ведение документооборота;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов.

В некоторых организациях делопроизводитель отвечает за лингвистический перевод документов и корреспонденции. На сегодняшний день делопроизводство считается одной из самых широких сфер деятельности, поэтому на функции специалиста могут оказывать влияние многие факторы, в том числе специфика работы компании, ее размер и сотрудничество с зарубежными партнерами.

Однако, в большинстве случаев, делопроизводитель:

• регистрирует и обрабатывает корреспонденцию;
• ведет документооборот;
• контролирует актуальность и своевременность выполнения предписаний в документах;
• работает с клиентами;
• ведет переговоры;
• ведет архив компании;
• проверяет актуальность методов работы в соответствии с законодательством.

Делопроизводители востребованы во многих организациях, в том числе в: 

• крупных компаниях;
• архивах;
• образовательных и культурных учреждениях;
• справочных службах.

Заработная плата специалиста зависит от множества факторов: уровня профессионализма, опыта работы, специфики деятельности, региона, величины организации. Как стать делопроизводителем? Для того чтобы получить возможность работать на должности делопроизводителя необходимо:

• иметь соответствующее образование;
• опыт работы (опционально);
• владеть навыками работы с ПК и офисной техникой.

Как получить сертификат? Как показывает практика, для получения должности на небольшом предприятии зачастую достаточно среднего образования или успешно оконченного курса делопроизводства. Второй вариант занимает гораздо меньше времени, поэтому является одним из самых популярных и востребованных направлений в получении дополнительного образования. Важно: Обучающие курсы проводятся в ВУЗах, ССУЗах и учебных центрах. В программу курса входят, как правило, такие темы как:

• азы делопроизводства и машинописи;
• правила оформления документации (ГОСТы);
• работа с оргтехникой;
• учет и регистрация документов;
• работа с ПК.

После успешного прохождения курса будущие специалисты получают соответствующее удостоверение об окончании обучения. Вариантов получить профессию несколько. Наиболее удобным и быстрым способом является прохождение специализированных курсов. Как правило, такое обучение занимает от 40 часов. Важно понимать, что такой формат обучения подойдет только для работы в небольших компаниях. Руководство крупных учреждений предпочитает нанимать на работу обладателей высшего образования – поэтому в таком случае потребуется окончить ВУЗ по профилю «Делопроизводство». Регулярная сдача квалификационного экзамен для делопроизводителей не требуется. Однако, при прохождении курсов, будущие специалисты сдают итоговый экзамен, подтверждающий успешное окончание обучения, и получают удостоверяющий документ. 

Прохождение курсов делопроизводителя на протяжении всей карьеры – отличный способ продвинуться по карьерной лестнице. С помощью курсов повышения квалификации специалист может:

изучить смежную область (например, юридическое или кадровое делопроизводство);

• ознакомиться с инновационными методами работы;
• освоить работу со специализированными программами и базами данных;
• изучить секретарские навыки: машинопись, психология общения, особенности ведения переписки и тому подобное.

Также огромное разнообразие выбора позволяет подобрать специалисту удобную форму обучения (очную/дистанционную, утро/день/вечер). Таким образом, профессия делопроизводителя является одной из самых востребованных и популярных. Но важно помнить, что прохождения курсов достаточно только для работы в небольшой фирме, а для получения должности в крупной организации необходимо закончить высшее учебное заведение и постоянно поддерживать квалификацию.